Quan sát dự án Xây dựng một trang web đơn giản ở nội dung Khám phá của Bài 1.2, em nhận thấy số lượng kĩ thuật viên được phân công cho nhiệm vụ Viết code HTML nhiều hơn số lượng kĩ thuật viên tối đa được cung cấp. Em sẽ xử lí và giám sát vấn đề này như sau:

- Đề xuất thêm tài nguyên: Ta có thể đề xuất thêm kĩ thuật viên từ các bộ phận khác hoặc từ những nguồn tài nguyên ngoài để hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ. Điều này cần có sự phê duyệt của các bên liên quan.

- Sử dụng công cụ quản lý dự án: Sử dụng ProjectLibre để quản lý lịch trình, phân bổ tài nguyên và giám sát tiến độ một cách chi tiết và chính xác.

- Tối ưu hóa phân bổ tài nguyên: Kiểm tra lại lịch trình và phân bổ lại tài nguyên sao cho thật hợp lý.

- Điều chỉnh lịch làm việc: Có thể điều chỉnh lịch làm việc của từng thành viên hoặc tăng ca làm việc.

- Tăng cường giám sát: Tăng cường giám sát việc thực hiện dự án để phát hiện kịp thời thiếu xót trong việc phân bổ và thực hiện dự án để điều chỉnh cho hợp lý..

Quan sát biểu đồ Histogram về tần suất sử dụng của tài nguyên Họp, em có nhận xét như sau: Tần suất sử dụng của tài nguyên Họp ở mức hợp lí và không vượt quá khá năng cung ứng của tài nguyên.

Quan sát sơ đồ WBS và RBS của dự án Xây dựng một trang web đơn giản, em nhận thấy rằng chi phí thực hiện của dự án đã tăng từ 46 830 000 đồng (Bài 1.2, Khám phá, Mục 1) lên 48 750 000 đồng. Em so sánh các thông tin và chỉ ra nhiệm vụ gây phát sinh chi phí như sau:

- Sơ đồ WBS và RBS: Giúp phân tích và tổ chức các nhiệm vụ (WBS) và tài nguyên (RBS) trong dự án.

- Chi phí phát sinh: Trong Bài 1.2, chi phí thực hiện của dự án được ghi nhận là 46,830,000 đồng, sau đó chi phí đã tăng lên 48,750,000 đồng.

- Nguyên nhân của phát sinh chi phí:

+ Kiểm tra lại các mốc chi phí: Xem xét các khoản chi phí như nhân lực, thiết bị, các chi phí khác đã được phân bổ cho từng nhiệm vụ trong sơ đồ WBS.

+ Phân bổ chi phí chính xác: Xem xét có sự chênh lệch giữa các phân bổ chi phí ban đầu và chi phí thực tế khi thực hiện từng nhiệm vụ không, hoặc có sự tăng giá của các nguồn vật liệu.

+ Nhiệm vụ gây phát sinh chi phí: Có thể là do một trong các bước của dự án đã yêu cầu nhiều nguồn lực hơn dự tính.

- Các biện pháp điều chỉnh: Có thể điều chỉnh lại cách phân bổ cho các nguồn nhân lực một cách hợp lý hơn theo các nguyên nhân trên.

Điều chỉnh dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, đảm bảo toàn bộ nhân sự để có thể tham gia thực hiện nhiệm vụ như đã đăng kí. Lưu bản kế hoạch chuẩn và ghi nhận các thông tin về kinh phí thực hiện dự án như sau:

- Phân công nhiệm vụ: Phân công phải đảm bảo mỗi thành viên đảm nhận nhiệm vụ phù hợp, rõ ràng có đủ thời gian để hoàn thành công việc.

- Xác định lại nhân sự tham gia: Xác nhận và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong danh sách ban đầu vẫn có thể tham gia và cam kết hoàn thành nhiệm vụ của họ, nếu có thay đổi cần điều chỉnh ngay.

- Lập kế hoạch chi tiết: Cập nhật lại kế hoạch chi tiêt của dự án với các thông tin nhân sự mới, thời gian hoàn thành, chi phí thực hiện.

- Xác định phí thực hiện dự án: Xác định và ghi nhận lại các thông tin về kinh phí thực hiện dự án sau khi điều chỉnh.

- Lưu lại bản kế hoạch chuẩn nhất: Sau khi điều chỉnh, lưu giữ bản kế hoạch chuẩn mới nhất gửi cho các bên liên quan tham khảo và thực hiện,đảm bảo sự thống nhất trong quản lý dự án.

Thực hiện cụ thể như sau:

1. Kích hoạt phần mềm.

2. Mở tệp dự án đã lưu sau khi hoàn thành ở Bài 1.2.

3. Trong dải lệnh View, chọn Histogram để quan sát biểu đồ Histogram của các  tài nguyên thuộc dự án. Nháy chọn tài nguyên An trong danh sách tài nguyên ở cửa sổ góc trái dưới màn hình, phần mềm ProjectLibre sẽ hiển thị biểu đồ Histogram tương ứng bên cửa sổ góc phải dưới màn hình. Tần suất sử dụng của An vượt 100% trong 4 ngày (Hình 6). Ví dụ, ngày 16/10/2023, bạn An được phân bổ 3 nhiệm vụ tại các dòng 5, 6, 10. Tần suất sử dụng tài nguyên cho mỗi nhiệm vụ là 100%. Như vậy, trong một ngày bạn An được giao 3 nhiệm vụ với tần suất sử dụng 300%, bạn An bị phân bổ nhiệm vụ chưa hợp lí. Tương tự, bạn Dũng được phân bổ 3 nhiệm vụ tại các dòng 5, 6, 8 cũng trong ngày 16/10/2023. Như vậy, bạn Dũng cũng bị phân bổ nhiệm vụ chưa hợp lí. Các nhiệm vụ tại dòng 5, 6, 8, 10 bị xung đột về tài nguyên.

Quan sát biểu đồ Histogram, có thể nhận thấy rằng chỉ có bạn Bình được phân bổ nhiệm vụ một cách hợp lí, còn lại các bạn khác đều có một số ngày bị phân bổ nhiệm vụ chưa hợp lí.

1 Kích hoạt phần mềm ProjectLibre.

2.Mở tệp dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương pod đã lưu ở Nhiệm vụ 1.

3 Cập nhật thông tin thực hiện dự án theo thực tế như sau (Hình 9):

Gỡ toàn bộ tiền ăn trưa của các nhiệm vụ thực hiện một ngày (nhiệm vụ ở các dòng 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 17), bổ sung ghi chú về việc không ăn trưa.

Cập nhật chi phí bản quyền hình ảnh là 100 000 đồng (1 lần sử dụng) và phân bổ vào nhiệm vụ Nhập nội dung với giá trị 1 (dòng 15), bổ sung ghi chú về việc tính bản quyền hình ảnh.

Cập nhật thời gian thực hiện của nhiệm vụ Nhập nội dung từ 7 ngày còn 3 ngày, cập nhật lại phân bổ số suất ăn trưa từ 14 phần còn 6 phần, bổ sung ghi chú.

Phân bổ tài nguyên chi phí đi lại là 1 lần cho nhiệm vụ Xác định nguồn tin (dòng 12), bổ sung ghi chú.

Phân công bạn Dũng tham gia thực hiện nhiệm vụ Chỉnh sửa theo góp ý (dòng 20) thay thế bạn Bình, bổ sung ghi chú, kiểm tra Histogram xem có bị trùng phân bổ đối với bạn Dũng hay không.

Để cập nhật và theo dõi tình hình thực hiện của từng nhiệm vụ trong thực tế, bên cạnh việc điều chính thông tín nhiệm vụ, phân bổ lại tài nguyên, ProjectLibre cung cấp khả năng lưu trữ Notes (Ghi chủ) cụ thể cho từng nhiệm vụ để người quản lí dự án cũng như các thành viên tham gia thực hiện dự án có thể ghi lại toàn bộ những thay đổi chi tiết. Trong dải lệnh Task, nháy chọn . Notes, chương trinh sẽ hiển thị hộp thoại Task Information (Thông tin nhiệm vụ) với nội dung Notes tương ứng của nhiệm vụ được chọn (Hình 10).

Quan sát dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, chi phí của nhiệm vụ Kết thúc được phần mềm ghi nhận giá trị là 0 đồng, không ghi nhận kinh phí bồi dưỡng đội thực hiện khi kết thúc dự án vì nhiệm vụ Kết thúc (dòng 22) chỉ là một cột mốc của dự án (thởi gian thực hiện bằng 0) nên Project Libre không ghi nhận nội dung tài nguyên được phân bổ cho nhiệm vụ này. Em phân bổ lại kinh phí bồi dưỡng cuối dự án từ nhiệm vụ kết thúc (dòng 22) vào nhiệm vụ Quẩng bá (dòng 21). Quan sát các sơ dỗ WBS và RBS để ghi nhận những sự thay đổi về chi phí như sau:

* Sơ đồ WBS (Work Breakdown Structure):

- Xác định nhiệm vụ Kết thúc (dòng 22) là cột mốc của dự án, thời gian thực hiện bằng 0 ngày.

- Nhiệm vụ Quảng bá (dòng 21) là một trong những nhiệm vụ cuối cùng của dự án, có thời gian thực hiện là 3 ngày.

- Phân bổ chi phí của nhiệm vụ Quảng bá để bao gồm kinh phí bồi dưỡng cuối dự án.

* Sơ đồ RBS (Resource Breakdown Structure):

- Kiểm tra phân bổ tài nguyên cho nhiệm vụ Quảng bá (dòng 21) và xác định các tài nguyên được sử dụng.

- Đảm bảo rằng kinh phí bồi dưỡng cuối dự án đã được phân bổ cho các tài nguyên liên quan đến nhiệm vụ Quảng bá.

* Cập nhật tài liệu quản lý của dự án:

- Sau khi điều chỉnh, cập nhật tài liệu quản lý dự án như biểu đồ Gantt, bảng chi phí, sơ đồ WBS và RBS.

- Các thay đổi, cập nhập đã được ghi nhận để đảm bảo sự hiểu biết và theo dõi của các thành viên trong nhóm.

* Phân bổ điều chỉnh chi phí:

- Cập nhật chi phí của nhiệm vụ Quảng bá để bao gồm kinh phí bồi dưỡng cuối dự án. Giả sử kinh phí bồi dưỡng là 1,000,000 đồng.

- Thời gian thực hiện của nhiệm vụ Kết thúc là 0 ngày, phần mềm không ghi nhận chi phí cho nhiệm vụ này.

Quan sát biểu đồ Gantt của dự án Xây dựng wehsite thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, nhiệm vụ có thể thay đổi thời gian thực hiện mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện chung của toàn dự án. Những điều chỉnh này có thể giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và thời gian trong dự án mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung. Tuy nhiên, cần phải cân nhắc và phối hợp tốt giữa các nhiệm vụ để đảm bảo tính liên kết và hiệu quả của dự án. Cụ thể như sau:

- Nhiệm vụ Thu thập thông tin (dòng 4): Có thể linh động về thời gian  thực hiện, miễn sao hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ: thiết kế và phát triển.

- Nhiệm vụ Nhập nội dung (dòng 8): Có thể được điều chỉnh thời gian để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ với các yêu cầu của dự án mà không làm ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác.

- Nhiệm vụ Kiểm tra và thử nghiệm (dòng 10): Có thể linh động để đảm bảo cho ra được sản phẩm cuối cùng theo yêu cầu chất lượng.

- Nhiệm vụ Bàn giao - Kết thúc (dòng 12): Là nhiệm vụ chỉ là một cột mốc của dự án (thời gian thực hiện bằng 0), nên không có yêu cầu về thời gian cụ thể. Nó chỉ thay đổi thời gian khi các hoạt động trước có liên qua thay đổi.