thư từ, điện tín, fax, về hợp đồng là văn bản có tính pháp lý về kinh doanh. Do vậy điều chủ yếu nhất về nội dung và hình thức cần bảo đảm

Phải rất cẩn thận, chu đáo, không để sơ xuất để đối phương lợi dụng

Văn bản giao dịch phải rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, chặt chẽ, dễ hiểu, lịch sự

Dùng ngôn ngữ thống nhất, nếu thư của đối tác dùng ngoại ngữ gì thì tốt nhất là trả lời bằng ngoại ngữ

Về hình thức thư tín: theo mẫu quy định, có tiêu đề tên đơn vị, địa chỉ, thư tín, điện thoai, fax gửi bằng thư bảo đảm