Nói về công tác lưu trữ, bảo quản và sử dụng thông tin y tế thì:

Trong thực tế ít có sự chênh lệch về thời gian thu thập thông tin và thời điểm sử dụng thông tin đó.

Ta không thể dùng thông tin sơ cấp (secondary data) để phục vụ công tác quản lý y tế

Vấn đề sức khỏe, bệnh tật thường thay đổi không đáng kể như số bệnh nhân nhập viện hằng ngày, số mắc lao mới phát hiện hằng tháng, số trẻ mới sinh ra trong năm.... những số liệu này được ghi chép lại trong các sổ thành thông tin thứ cấp

Thông tin sơ cấp ít tốn kém về công sức, thời gian, tài chính khi thu thập và được sử dụng nhiều hơn thông tin thứ cấp, do vậy phải tiến hành lưu trữ một cách thận trọng.

Thông tin thứ cấp là thông tin đã được cập nhật, tổng hợp và chỉnh lý trước khi sử dụng cho công tác quản lý.